Una actividad que realizo constantemente en mi trabajo es ayudar a elevar visualmente las presentaciones que se hacen a los clientes potenciales. Citando al legendario diseñador Saul Bass, quien muchos creativos estudiamos en la universidad, él resume la función del diseño de la siguiente forma:

“Diseño es el pensamiento hecho visual”.

Así que, en resumen, me encuentro constantemente diciéndole a los consultores, “yo te voy a ayudar a traducir tus pensamientos en historias visuales”. Y confían en mí, lo hacen porque ese es mi expertise; y esto es una de las tres cosas en las que me siento abiertamente cómoda alardeando, pues tengo una maestría muy desarrollada en el arte de hacer presentaciones memorables.

Teniendo en cuenta esto, en esta ocasión te voy a compartir unos cuantos aprendizajes que he capturado a lo largo de estos años en el arte de contar historias a través de diapositivas:

Siempre debe haber un punto de enfoque. Siempre debe haber un elemento o un personaje que funcione como el héroe en la historia que quieres contar. A menudo me encuentro preguntando: ¿Cuál es la idea principal que quieres que se lleve tu audiencia de esta diapositiva?

La manera en que el emisor concibe el mensaje que quiere exponer demuestra la maestría que tiene sobre el tema y su capacidad de explicarlo. Esta es la primera pista para empezar a diseñar la diapositiva. Si no se expresa claramente su propia idea, es probable que necesite más tiempo para madurar su contenido.

Sumándole al punto anterior, de nada sirve una diapositiva visualmente impactante si la persona delante de ella no sabe explicarla. Después de todo, una buena historia relata las interacciones de un protagonista y cómo lidia con la trama que debe enfrentar.

Tom Pisiello, miembro del Consejo de Desarrollo Empresarial de Forbes, se refiere a la “Muerte por PowerPoint” cuando las presentaciones de ventas son ineficaces y aburridas para los clientes. Destaca varios problemas comunes en las presentaciones de PowerPoint, como la longitud de texto y el uso excesivo de animaciones, gráficos e imágenes, la falta de claridad en el enfoque en productos y servicios, la ausencia de mención del valor comercial y la dificultad para evaluar su efectividad. En mi experiencia, la “Muerte por PowerPoint” sucede más de lo que se puede creer. Si bien la naturaleza del software es ayudarte a presentar tus ideas de la forma más concisa y clara posible, parece que las personas sienten una urgencia de no dejar ninguna idea o concepto de lado, y es por esa misma incapacidad de editarnos a nosotros mismos que cometemos la “Muerte por PowerPoint”.

“Los clientes prefieren tener una conversación, no otro discurso de ventas ”.

Pisiello propone soluciones como dividir las presentaciones en historias más pequeñas, utilizar materiales multimedia y personalizar el contenido para cada oportunidad única.

Para mi primer maestría, hice una investigación de las mejores prácticas en diseño de información para presentaciones, en ella cité a Edward Tufte, un renombrado crítico de las presentaciones estilo PowerPoint. Tufte es un estadístico y diseñador de información estadounidense que ha argumentado en contra del estilo de presentación basado en diapositivas, especialmente en lo que respecta a la sobreabundancia de información (chartjunk como el lo denomina) en forma de viñetas. En el pasado, Tufte ha citado el trágico accidente del transbordador espacial Challenger en 1986 como un ejemplo de los peligros de este estilo de presentación. En su análisis, Tufte señala que la información crucial que llevó al desastre se perdió entre una gran cantidad de otros puntos en una presentación de diapositivas, lo que sugiere que este formato puede hacer que la información importante sea fácilmente pasada por alto o malinterpretada.

Por otro lado, Jeff Bezos, el CEO de Amazon, tiene una postura crítica hacia el uso de PowerPoint en algunas empresas. Bezos, al igual que Tufte, ha expresado preocupaciones de que el enfoque en la creación de presentaciones de PowerPoint puede desviar la atención de las ideas y análisis importantes. Incluso Bezos ha llegado al extremo de prohibir el uso de PowerPoint en ciertas circunstancias dentro de Amazon, creyendo que el formato de presentación puede obstaculizar la claridad de pensamiento y la comunicación efectiva de ideas.

En última instancia, independientemente de si eres un usuario ávido de diapositivas de PowerPoint, Keynote, Prezi o cualquier otra herramienta de presentación, o si prefieres seguir el enfoque directo de comunicación de alguien como Bezos, es importante recordar que al final estás contando historias. Estas historias tienen protagonistas diversos que enfrentan problemas o tienen necesidades que solo tú puedes resolver. Considera este enfoque al comunicarte y, si es necesario, recurre a herramientas que apoyen la historia que estás relatando. Pero ten en cuenta que estas herramientas no se limitan únicamente a las diapositivas; también pueden incluir la entonación de tu voz, tus gestos o los ejemplos que brindes. Lo crucial es que tu comunicación sea efectiva y que puedas conectar con tu audiencia de una manera significativa y memorable.

Referencias:

Pisello, T. (2020, February 19). How to avoid “Death by PowerPoint.” Forbes. https://www.forbes.com/sites/forbesbusinessdevelopmentcouncil/2020/02/19/how-to-avoid-death-by-powerpoint/?sh=1be1586424d2

Our love-hate relationship with PowerPoint. (2022, February 25). BBC Worklife. https://www.bbc.com/worklife/article/20180125-our-love-hate-relationship-with-powerpoint